Transport Management System okiem ekspertów Coyote Logistics
W jednym z naszych poprzednich artykułów przybliżyliśmy Wam zagadnienie TMS, czyli systemu zarządzania transportem i wyjaśniliśmy do jakich zadań może być wykorzystywany przez firmy z sektora logistycznego. Ale jak to wygląda w praktyce? Zaprosiliśmy czworo ekspertów Coyote Logistics, którzy na co dzień korzystają z TMS, aby podzielili się swoimi uwagami i refleksjami na temat pracy z systemem zarządzania transportem. Oto, co nam powiedzieli.
W dyskusji w formacie round table udział wzięli:
- Anna Rauch, EU Senior Carrier Operations Analyst;
- Magda Packa, EU Manager, Carrier Sales;
- Michał Konieczny, EU Manager, Carrier Sales;
- Arkadiusz Rozumek, EU Senior Manager, Carrier Sales.
Jakie są według Ciebie najważniejsze korzyści wynikające ze stosowania TMS w branży logistycznej?
Arkadiusz Rozumek: W wypadku firm logistycznych, które działają na większą skalę, tak jak Coyote Logistics, TMS to niezbędne narzędzie, które pozwala kontrolować wszystkie operacje w jednym środowisku. Obecnie systemy TMS mają wbudowane moduły raportowania, które pomagają analizować obszerne bazy danych, a przy odpowiedniej interpretacji tych danych, wspierają też menedżerów w podejmowaniu decyzji biznesowych. System TMS pozwala nam kontrolować koszty oraz rentowność zleceń i wspomaga nas w optymalizacji naszej pracy.
Magda Packa: Warto dodać, że w większych organizacjach swoją pracę duża grupa osób wykonuje jednocześnie, dlatego korzystanie z takiego systemu jest po prostu nieuniknione. TMS pozwala przechowywać wszystko w jednym miejscu. Każdy użytkownik wprowadza zmiany, które są zapisywane w czasie rzeczywistym, co umożliwia innym pracownikom mieć do nich wgląd na bieżąco, co z kolei służy uniknięciu wielu błędów. Gdyby każdy dział pracował na osobnym programie, na koniec dnia mogłoby się okazać, że wystąpił szereg pomyłek, których naprawienie wiązałoby się z poświęceniem dodatkowego czasu i pieniędzy. W skrócie: TMS oszczędza nasz czas.
Anna Rauch:
TMS pozwala nam kontrolować i optymalizować koszty;na informacjach z systemu możemy bazować przez następne miesiące czy lata.
Michał Konieczny: W wielu sprawnych organizacjach pracownicy koncentrują się na wyodrębnionym obszarze swoich działań. Dzięki temu zwiększają swoją produktywność. Przy pomocy TMS każda komórka odpowiadająca za dany obszar na bieżąco aktualizuje dane systemowe. Dzięki temu procesowi możliwe jest poprawne raportowanie, kontrolowanie i zarządzanie operacjami.
W jaki sposób TMS wspiera Was w codziennej pracy? Możecie podać jakiś przykład z „firmowego życia”?
Michał: Codzienne wykorzystanie TMS to bezpośredni dostęp do informacji umożliwiających podejmowanie racjonalnych decyzji zakupowych. Przykładowo “load-lane history”, która pozwala nam dwoma kliknięciami przejrzeć bazę przewoźników obsługujących daną linię na przestrzeni danego okresu. Jesteśmy w stanie porównać przewoźników, z którymi współpracujemy, zarówno pod względem jakościowym, jak również i kosztowym.
Anna: W TMS ważne są “day to day tasks”. Dlaczego? Ponieważ pozwalają nam organizować codzienne ładunki, którą “wchodzą i wychodzą” z systemu. To chyba najważniejszy element TMS, bo nie musimy używać żadnych zewnętrznych plików Excel, szukać danych po numerach czy datach. Wchodzimy w systemie na dany dzień, widzimy, co mamy do załadowania i co mamy do rozładowania. Mamy w TMS bazę zarezerwowanych ładunków, czyli tych, które zaraz wyjadą w trasę, mamy bazę ładunków historycznych, czyli takich, które już dotarły na miejsce. Bez TMS bylibyśmy mniej zorganizowani.
Magda:
Z mojego punktu widzenia istotne jest to, że mamy wszystkie zlecenia w jednym miejscu. To pozwala mi sprawdzić wszystkie informacje dotyczące danego ładunku, nawet jeśli był realizowany kilka miesięcy temu.
Dzięki temu jesteśmy w stanie rozwiązać problemy, które pojawiają się po jakimś czasie;TMS przechowuje wszystkie dane, co oszczędza nasz czas. Odwołam się do takiej złotej zasady, której się trzymamy w Coyote: jeśli czegoś nie ma zapisanego w TMS, po prostu się nie wydarzyło.
Arkadiusz: TMS towarzyszy nam na każdym etapie realizacji transportu. Począwszy od obstawienia danego ładunku, kiedy to spedytor, po wstępnej weryfikacji przewoźnika, przypisuje go w naszym systemie do konkretnego zlecenia. W momencie powiązania przewoźnika ze zleceniem system weryfikuje czy dany przewoźnik spełnia standardy, których oczekuje Coyote Logistics lub których wymaga klient. Gdy okazuje się, że przewoźnik nie spełnia danego wymogu, wówczas system nie zezwala na powiązanie przewoźnika z ładunkiem. Można powiedzieć, że na tym etapie system TMS pełni rolę swoistych “drugich oczu”.
Nasz TMS jest również sprzężony z systemami GPS oraz systemami telematycznymi naszych przewoźników, dzięki czemu, po rozpoczęciu realizacji danego zlecenia, mamy stały podgląd pozycji GPS ciężarówek. W łatwy i szybki sposób możemy przewidzieć ryzyko wystąpienia opóźnień. Dodatkowo, w momencie wyjazdu kierowcy z załadunku czy dojazdu kierowcy na dostawę, system może automatycznie zaznaczyć aktualny status.
Kolejną z ciekawych funkcji jest pomoc w najoptymalniejszym planowaniu tras pojazdów. Systemy zarządzania transportem są w stanie podpowiedzieć spedytorowi czy dyspozytorowi, który ładunek najkorzystniej przypisać do danego pojazdu, biorąc pod uwagę godziny załadunku i dostawy, pozostały czas pracy oraz czas jazdy kierowcy, minimalizując przy tym puste kilometry, a maksymalizując rentowność zleceń.
To nie wszystko, bo TMS pozwala też kontrolować wagę ładunków, temperaturę w naczepie, historię otwarć i zamknięć naczepy (jeśli jest ona wyposażona w odpowiednie czujniki, zamki itd.).
Trzeba pamiętać, że jest to tak naprawdę tylko kilka funkcjonalności systemów TMS. W dzisiejszym czasach producenci TMS prześcigają się w nowych rozwiązaniach.
Gdy obserwuję dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji, to myślę, że w najbliższych latach będzie pojawiać się coraz więcej nowatorskich rozwiązań, które będą wspomagały na co dzień pracę spedytorów czy dyspozytorów.
Spośród funkcjonalności systemów TMS, która jest dla Was najbardziej pomocna?
Anna: Z perspektywy obowiązków, którymi ja się zajmuję, najważniejszą funkcjonalnością systemu TMS jest rezerwacja ładunków kontraktowych dla przewoźników, bo to się dzieje samoistnie. Jeżeli z danym przewoźnikiem mamy podpisaną umowę na przewóz ładunków na danej linii to przez system TMS jest rezerwowany ładunek, przypisany automatycznie do tego przewoźnika. Taka automatyzacja pozwala nam zaoszczędzić czas, który możemy wykorzystać np. na znalezienie opcji na inne ładunki.
Magda: Jak już wspomniałam, dla mnie najbardziej pomocne jest to, że mam dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu. Uruchamiam system i z łatwością znajduję dane, których potrzebuję, bez konieczności odwoływania się do zewnętrznych źródeł, np. arkuszy Excela.
Michał:
Dla mnie niezwykle ważne są wszystkie funkcje TMS usprawniające, upraszczające i optymalizujące codzienne powtarzające się operacje.
Przykładem może być wykorzystanie EDI (Electronic Data Interchange) przy wymianie informacji systemowych z klientami. Dzięki tej funkcji zapotrzebowanie wywoływane przez klienta widoczne jest w naszym systemie w postaci konkretnych zleceń transportowych. TMS pozwala skrócić czas od wywołania przez klienta do realizacji transportu oraz pozwala na ograniczenie błędów mogących wystąpić na różnych etapach procesu.
Arkadiusz: Oczywiście TMS ma wiele pomocnych dla nas funkcjonalności, ale dla mnie najważniejsze są “drugie oczy”, o których już wcześniej mówiłem. W momencie, gdy rezerwujemy ładunek, to system ponownie weryfikuje wymagania klienta. W ten sposób mamy pewność, że zarezerwujemy na danym ładunku przewoźnika, który ma np. aktualną polisę spełniającą wymagania klienta. To pozwala nam uniknąć sytuacji, w której, gdy dojdzie do wypadku czy kradzieży, polisa nie pokrywa szkody. Praca spedytora jest pracą odpowiedzialną, a zaniedbania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania czynności spedycyjnych mogą być bardzo kosztowne dla firmy. Dlatego TMS dodatkowo pilnuje, aby nie dochodziło do takich niedopatrzeń.
Czy jesteście w stanie wyobrazić sobie Waszą pracę bez wsparcia TMS?
Anna: Odpowiem krótko: nie.
Magda: Pamiętam, że był taki dzień, gdy przyszliśmy do pracy i okazało się, że nasz TMS ma awarię. Oczywiście wszyscy podjęliśmy naszą codzienną pracę, ale zamiast TMS musieliśmy używać maili i komunikatorów wewnętrznych. Łatwo nie było, ale daliśmy radę! Nie ukrywam, że było to utrudnienie i nasza produktywność była niższa niż zwykle. Na dłuższą metę praca bez TMS jest niemożliwa, ponieważ taki system minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.
Arkadiusz: Tak jak wspomniałem na początku: w wypadku firm działających na większą skalę TMS jest nieodłącznym elementem codziennej pracy, który pozwala na wiele optymalizacji, ponieważ dzięki nim jesteśmy w stanie zredukować do minimum liczbę manualnych i czasochłonnych procesów.
Michał: Praca bez TMS jest możliwa, owszem, ale taki system, w celu zachowania konkurencyjności i produktywności, jest na dłuższą metę po prostu niezbędny.