TMS –trzy litery, które nie powinny być obce nikomu, kto zawodowo zajmuje się logistyką i transportem. Co oznacza ten skrót i dlaczego jest on niezbędny do prowadzenia odnoszącej sukcesy firmy w tej branży? Odpowiedzmy sobie na te i inne pytania.
Nowoczesny biznes opiera się na wiedzy. Nie inaczej jest w branży logistycznej i transportowej. Jaki jest status mojego łańcucha dostaw? Czy transport przebiega bez zakłóceń i w wymaganych ramach czasowych? Czy wszystkie ogniwa łańcucha działają z najwyższą wydajnością? Czy występują jakieś zakłócenia? Jeśli tak, to jakiego rodzaju? Wszystkie te informacje są niezbędne do zapewnienia harmonijnego funkcjonowania łańcucha dostaw firmy. Jest to masa danych, które należy nie tylko pozyskiwać, ale także stale aktualizować i odpowiednio analizować.
Logistyka nigdy się nie zatrzymuje. Dlatego potrzebne jest rozwiązanie, które pozwoli na ciągły wgląd w te informacje w czasie rzeczywistym, by móc na bieżąco reagować na wszelkie zdarzenia wymagające interwencji. I tutaj specjaliści IT przyszli z pomocą profesjonalistom z branży logistycznej, aby wspólnie stworzyć TMS.
Co oznacza skrót TMS?
TMS to skrót od angielskiej nazwyTransport Management System (system zarządzania transportem). TMS można opisać jako repozytorium danych o przewoźnikach i załadowcach, połączone z systemem transakcyjnym i komunikacyjnym.
Mówiąc nieco prościej i bardziej opisowo, można powiedzieć, że TMS to program komputerowy lub narzędzie cyfrowe, które pozwala zarządzać różnymi procesami transportowymi w jednym miejscu.
TMS gromadzi i przechowuje informacje o zrealizowanych, trwających i planowanych zadaniach transportowych oraz stanie zasobów logistycznych. Oznacza to, że w jednym miejscu użytkownicy takich systemów mogą planować, przewidywać i organizować transporty, a także zarządzać siecią przewoźników i –w czasie rzeczywistym –śledzić aktualny status ładunków na trasie. System TMS pozwala również na rozliczanie płatności, prowadzenie analizy danych i generowanie raportów. TMS umożliwia także większą automatyzację procesów, np. rezerwacji transportów czy przetargów.
Możliwe jest wykorzystanie systemu WMS (Warehouse Management System) jako oprogramowania uzupełniającego TMS. WMS pomaga kontrolować poziom zapasów, organizować pracę magazynu i/lub centrum dystrybucji oraz zarządzać realizacją zamówień. Jeśli firma korzysta z obu tych systemów (ponieważ zajmuje się organizacją i obsługą transportu oraz magazynu w tym samym czasie), programy TMS i WMS mogą być zintegrowane ze sobą jako część narzędzia ERP (Enterprise Resource Planning), umożliwiając wykonywanie wszystkich operacji za pomocą jednej platformy.
Usprawnienie codziennej pracy i redukcja kosztów
Dlaczego systemy TMS są tak ważne dla sprawnego funkcjonowania firm z branży logistycznej i transportowej? Odpowiedź jest dość oczywista i w zasadzie nasuwa się sama. Wykorzystanie rozwiązań TMS zapewnia lepszą efektywność codziennej pracy spedytora. To, co kiedyś wymagało większej siły roboczej i zajmowało więcej czasu, teraz może być sprawnie obsłużone przez mniejszy zespół. Czas przetwarzania każdego zlecenia uległ znacznemu skróceniu, ponieważ wszystkie informacje dotyczące danego zdarzenia transportowego, przewoźnika itp. znajdują się w jednym miejscu. Oznacza to, że więcej zleceń może być przetwarzanych w tym samym czasie. Wraz ze zmniejszeniem ryzyka błędów, prowadzi to do optymalizacji kosztów operacyjnych.
Czy moja firma naprawdę potrzebuje TMS?
Być może odpowiedź „to zależy”nie jest tym, czego oczekujesz, ale tak, w tym przypadku naprawdę musimy odpowiedzieć na pytanie, czy Twoja firma powinna inwestować w oprogramowanie TMS w ten sposób. To zależy. Zależy to od liczby ładunków obsługiwanych w ciągu np. tygodnia. Jeśli jest ich niewiele, np. kilkanaście, to obsługa za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i komunikacji mailowej może być wystarczająca.
Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych ładunków, prędzej czy później z pewnością pojawi się potrzeba wdrożenia programu TMS, ponieważ więcej ładunków automatycznie oznacza więcej przewoźników w sieci, więcej rodzajów obsługiwanych transportów i bardziej złożony łańcuch dostaw. Początkowo może to być gotowe oprogramowanie, dostarczone przez zewnętrznego dewelopera, oferujące podstawowe funkcjonalności TMS. Tego typu system zarządzania transportem może być rozwiązaniem dystrybuowanym w chmurze, co znacznie obniża koszty jego wdrożenia.
Jednak na późniejszym etapie może być konieczne przejście na dedykowany system TMS, stworzony specjalnie dla Twojej firmy. Takie oprogramowanie powinno być stale rozwijane i aktualizowane przez własny (lub zewnętrzny, ale stale współpracujący) zespół programistów, aby spełnić wszystkie specyficzne wymagania firmy i użytkowników.
Odkryj rozwiązania technologiczne Coyote dla przewoźników i załadowców.